Egy esküvő lebonyolítása nagyon nagy tapasztalatot igénylő feladat, amelyhez nemcsak vendéglátói rutin, hanem nagyfokú empátia és rugalmasság is kell. Az esküvőn résztvevő vendégek megvendégelése egyfajta köszönetnyilvánítás a párok részéről, ebben az esküvői helyszín tulajdonképpen helyettük és a nevükben kell, hogy segítsen, így nagyon nem mindegy, hogy a párok milyen szolgáltatóra bízzák ezt a feladatot. Az alábbiakban esküvői fotós tapasztalatommal a megfelelő esküvői helyszín kiválasztásban szeretnék a segítségedre lenni.
Először gondold végig, hogy milyen szolgáltatásokat vársz az esküvői helyszíntől
Az első és legfontosabb kérdés, hogy az esküvői helyszín mennyire tud széleskörű szolgáltatást biztosítani. Például vannak olyan helyszínek, amelyek tisztességesen le tudnak bonyolítani egy esküvő utáni vacsorát, de további szolgáltatásokhoz már nincs kellő infrastruktúrájuk. Ennek a másik véglete, amikor egy esküvői helyszín a vendéglátás biztosítása mellett gondoskodni tud a szertartás lebonyolításáról, de akár esküvői fotós helyszínként is tud funkcionálni, illetve el tudja szállásolni a vendégeket, biztosítani tudja a technikai hátteret a hangosítástól a slide show vetítésig, sőt akár állandó fotóst – videóst – esküvőszervezőt – ceremóniamestert – zenekart és egyéb esküvői szolgáltatót is tud biztosítani. A kifejezetten esküvői vendéglátásra szakosodott helyszínek tárháza szinte végtelen, azonban csak éttermi vendéglátást azok a helyszínek biztosítanak, amelyek ad hoc jelleggel funkcionálnak esküvői helyszínként, ezért a választáskor mindenképpen gondold végig, hogy vársz-e az esküvői helyszíntől valamilyen segítséget, vagy kapcsolt szolgáltatást.
Lehetőségek a vendéglátás megszervezésére
A legtöbb esküvői helyszín a vendéglátással kapcsolatban a leggyakoribb igényekre megírt csomagajánlatokkal szokta várni a párok megkereséseit, akik a saját elképzeléseiket, valamint a násznép igényeit is figyelembe véve tudnak választani ezek közül, esetleg a saját elképzeléseik szerint módosítani tudják ezeket a csomagokat. Ezzel kapcsolatban az étkezést és az italfogyasztást sokszor külön górcső alá szokták venni, és a párok el szokták tudni dönteni, hogy melyiket szeretnék jobban hangsúlyozni, így ezekre sokszor külön ajánlatot szoktak kapni. Ennek az előnye, hogy jól kiszámolható lesz a vendéglátásra költendő összeg, hátránya viszont, hogy nem minden esetben lehet így kiszolgálni a vendégek egyéni igényeit.
Sok helyszín tud biztosítani – főképp az italfogyasztás tekintetében – a’la carte ajánlatot, amely egyrészt ki tudja szolgálni a legtöbb felmerülő egyéni igényt, másrészt a vendéglátó hely részéről valamelyest nehezíti a kiszolgálást, illetve az egyéni igények sokszor igen váratlan költségeket is tudnak eredményezni. Ennek megoldása lehet, hogy ismerve a vendégeket eleve olyan ételeket és italokat teszünk be a csomagokba, amelyek kielégítik az igényesebb, vagy válogatósabb vendégek elvárásait, vagy kialkudunk a vendéglátóhely részéről némi rugalmasságot az ilyen vendégek kiszolgálásához.
Sokszor téma a hozott ételek és italok, főképp a sütemények és torták, valamint a házi pálinka kérdése is. Ezeknek a behozatalát egyrészt szabályozni kell a vendéglátóhely belső élelmiszer biztonsági szabályzatában, mert e nélkül semmiképpen nem vihetők be külsős termékek egy étterembe, másrészt a behozatalról mindenképpen egyeztetni kell a helyszínnel, mert egy esetleges ellenőrzéskor nagyon kellemetlen helyzetbe lehet hozni őket. A legtöbb esküvői helyszín egy bizonyos mennyiségig rugalmas szokott lenni a kérdést illetően, de a hozott ételekkel és italokkal inkább figyelmességi szándékunk legyen a vendégek felé, mintsem spórolási céljaink.
Kapcsolt szolgáltatások igénybevétele
Említettem már, hogy a kifejezetten esküvői vendéglátással foglalkozó vállalkozások egy sor kapcsolt szolgáltatással állnak a párok rendelkezésére. Sajnos egyre inkább tendencia, hogy ezeket a kapcsolt szolgáltatásokat igénybe kell venni a foglaláshoz: például muszáj az ő saját esküvőszervezőjükkel, vagy ceremóniamesterükkel dolgoztatni, amelynek előnye, hogy terhet vesznek le a párok válláról a szervezést illetően, viszont hátránya, hogy így uniformizáltabb lesz a szolgáltatás. Ilyen jellegű foglaláskor alaposan körbe kell járni a kapcsolt szolgáltatások kérdését, és ha van rá mód, akkor csak olyan szolgáltatást érdemes igénybe venni, amelyre valóban szükség van. Ha a saját magad által kiválasztott szolgáltatókkal szeretnél dolgozni, és a helyszín ebben nem mutat rugalmasságot, akkor nem ti lesztek egymásnak az ideális választás.
Az esküvői helyszín adottságai
Fontos, hogy az esküvői helyszín milyen adottságokkal rendelkezik. Egyrészt ebben a kérdésben is sorra kell venni egy csomó praktikus kérdést: ha sok a kisgyermekes vendég, akkor van-e ennek megfelelő mosdó, esetleg elvonulásra alkalmas helyiség, ha sok az idős vendég, akkor megvan-e oldva az akadálymentesítettség? A felsorolást a végtelenségig lehetne folytatni. A mulatság szempontjából is lehetnek fontos kérdések: mekkora a kialakítható tánctér, könnyen be lehet-e hangosítani a teret, van-e terasz, vagy kertkapcsolat? Itt is rengeteg érdekes szempontot lehet felsorolni.
Nem utolsó szempont az esküvői helyszín befogadó képessége sem. Ebben érdemes az ideális alapterületű helyszínt felkutatni, mert a túlzsúfolt helyszín sem szerencsés, viszont az is nagyon lehangoló tud lenni, hogyha a kevés számú vendég nem tudja belakni a helyszínt.
Az esküvői helyszín adottságaihoz hozzátartozik, hogy egy-egy helyszín akár több esküvő párhuzamos lebonyolítására is alkalmas. Ebben az esetben fontos mérlegelni, illetve alaposan szemügyre venni a helyszínt, hogy ez a szituáció nem megy-e a ti esküvőtök lebonyolításának a rovására.
A szolgáltató csapat és a menedzsment tapasztalatai
Hiába a jó adottságú helyszín, ha azt a szolgáltatói csapat és a menedzsment nem tudja jól megtölteni tartalommal, illetve a szolgáltatás minősége nem éri el a helyszín adottságai alapján várt minőséget. Magam is rengeteg olyan esküvői helyszínen dolgoztam már, ahol gyakorlatilag minden igényt kielégítő luxus környezet volt, viszont a szolgáltatás minősége, a felszolgálók és a menedzsment felkészültsége meg sem közelítette ezt a szintet. Hiába tehát a fényűző pompa, hogyha a vendég részéről feltett kérdésre, kérésre goromba válasz érkezik mondjuk egy felszolgálótól.
A kedvesség és az udvariasság mellett nagyon fontos a felkészültség és a rugalmasság is, hiszen az esküvők ugyan hasonló forgatókönyvek szerint szoktak lezajlani, de mindegyikben van egy sor egyedi esemény, olyan változó, amelyeknél a szolgáltatóknak nagyon felkészültnek kell lenniük.
Időben foglald le az esküvői helyszínt
Tapasztalatból mondom, hogy nagyon kevés olyan helyszín van, amely kerek és komplex szolgáltatást tud nyújtani. Ez azt jelenti, hogyha nem foglalsz időben – bőven egy naptári évvel előre – akkor szinte lehetetlen olyan helyszínt találni, amely minden igénynek meg fog felelni. Éppen ezért azt gondolom, hogy a teljes esküvőnek a megszervezését az esküvői helyszín lefoglalásával érdemes kezdeni.
Összességében elmondható, hogy az esküvői fotós helyszín lefoglalása a legfontosabb feladat az esküvő megszervezése során, így ennek megfelelően ebbe kell a lehető legtöbb energiát befektetni. Először végig kell gondolni az igényeket és a lehetőségeket, majd ezt követően érdemes egy alapos kutatómunkával felfedezni, és ha van rá mód, akkor megismerni a lehetséges esküvői helyszíneket.
Torzsa Lajos – esküvői fotós Dunakeszi
